Die ALPEN Methode ist ein Modell, das gut als Methode und Leitfaden eingesetzt werden kann.
Damit ist es eine gute Methode, um das tägliche Zeitmanagement zügiger in den Griff zu bekommen. Auch der Begriff ALPEN ist gut merkbar, an dem sich das Modell orientiert, nämlich den Anfangsbuchstaben der einzelnen Schritte.
Warum ist Zeitmanagement überhaupt ein Thema? Sind wir nicht erfahren genug und haben unsere eigene Methode? Es gibt wunderbare elektronische und nichtelektronische Kalender und Aufgabenlisten. Jeder oder fast jeder hat eine Form von Listen für Planung und Vormerkungen.
Ein gutes und effizientes Zeitmanagement spielt in allen Unternehmen und für Arbeitende eine sehr große Rolle. Die Taktung wird nicht langsamer, sondern definitiv schneller und vielschichtiger. Auch haben wir alle viel zu tun und nicht mehr eine einzige große Aufgabe, deren Erledigung wir uns in Ruhe widmen können.
Es braucht ein gutes Zeitmanagement , um die Liste unerledigter Aufgaben im Blick zu behalten und nichts Wichtiges zu vergessen für eine realistische Planung. Wir bitten darum – wie bei allen anderen Methoden darum – auszuprobieren, ob das Modell für Sie taugt. Es gibt so viele wunderschöne Methoden, aber nicht alle passen für individuelle Menschen. Und noch eine Bitte: Planen Sie nur das, was effizient und zielführend ist, einfach und konkret, sonst haben Sie schnell das nächste Problem und kommen vor lauter Planung nicht mehr zum Arbeiten.
Vorgehensweise der ALPEN-Methode für die Tagesplanung
A wie Aktivitäten und Aufgaben notieren
L wie Länge, also Zeitdauer, abschätzen
P wie Pufferzeit reservieren (typischerweise vorgeschlagen 40% für Unvorhergesehenes)
E wie Entscheidungen treffen über Überflüssiges und Prioritäten
N wie Nachkontrolle und Unerledigtes auf nächsten Tag übertragen
Und dann? Das wars? Nein. Planen Sie Erfolge. Legen Sie fest, welche Ziele Sie dafür setzen müssen. Fangen Sie mit dem wichtigsten Teilziel an und arbeiten mit einem Merkblatt. Eine effiziente Planung setzt voraus, dass alle wichtigen Aktivitäten schriftlich notiert werden, in welcher Form auch immer. Jede Aufgabe braucht einen Zeitfaktor und Pufferzeiten für Unerwartetes. Denn erstens kommt es anders, zweitens als man denkt. Fangen Sie mit Lieblingsaufgaben an, vermeiden Sie unangenehme Aufgaben? Seien Sie stur. Und dann entscheiden Sie sich und legen los. Prioritäten helfen dabei. Frei nach dem Motto: Was weg ist ist weg.
Kombinieren Sie die Alpen-Methode mit Methoden wie Kanban oder Kaizen für das Büro.
Eingereicht von Gisela Krämer, www.pfeos.de