Podcast zum Thema

Einfach Darstellung für den eigenen Arbeitsplatz

Ziel: Vermeidung von „Notfällen“, Reduzierung der Anzahl der wartenden Aufgaben

Kanban und Kaizen

In der westlichen Wirtschaftswelt wird der Begriff Kaizen als Kontinuierlicher Verbesserungsprozess  gedeutet.

• Kontinuierliche Qualitätssteigerung, die ganz unscheinbar daherkommen kann und nicht immer Marketing-Wert hat
• Kostensenkung 
• Teil des Qualitätsmanagements
• Es geht darüber hinaus um ein permanentes Hinterfragens eigener Annahmen für das Kundenwohl mit einer Win-Win-Lösung
• In Japan: Schaffen eines erweiterten Nutzwerts durch immer neue Funktionen

Ablauf: Plan, Do, Check, Act. (Standardisierung)

Beispiele:

• betriebliche Abläufe, Doppelarbeit, unnötige Tätigkeiten
• Arbeitsplatzorganisation mit aufwendigem Suchen, Schmutz, umständlichem Greifen
• Zeitverzug bei einzelnen Tätigkeiten und Abläufen sowie deren Ursachen
• Rationalisierungen, für einfachere und schnellere Abläufe
• Fehlzeiten und Krankenstände reduzieren / Arbeitsschutz und Ergonomie
• Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz zum Finden von Gegenständen oder Informationen
• Verbesserung des Informationsflusses, damit alle Mitarbeiter die Informationen finden, die sie brauchen
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Kanban dagegen gehört zur Produktionsprozesssteuerung.

• Alle notwendigen Materialien werden nach tatsächlichem Verbrauch bereitgestellt. Dadurch entfällt umfassende Lagerhaltung mit allen Konsequenzen.
• Die Lagerhaltung wird über Pufferlager gesteuert, wobei mit einfachen Mitteln sowohl die Informationen als auch die Transportwege sehr kurz gehalten werden.
• Kanban (Japan) bedeutet in etwa: Karte, Tafel oder Beleg und nutzt das heutige Hol-, Zuruf- oder Pull-Prinzip.

Nur damit es vollständig wird:  Im Gegensatz zu Kanban, das in der Regel als Werkzeug zur Visualisierung von Aufgaben eingesetzt wird, ist Scrum ein vollständiges Rahmenkonzept, um Teams zu „leiten“ über komplette Arbeitsprozessebenen.

Die Aufgabe wird nicht mehr durch den Vorgesetzten gebracht, sondern einvernehmlich vom Mitarbeiter oder der Prozessstelle gezogen.

Das Kanban-Board

Auf einem Kanban-Board werden in Spalten die verschiedenen Arbeitsphasen dargestellt. Innerhalb einer Spalte zeigen visuelle Karten die einzelnen Aufgaben und die jeweilige Phase, in der sie sich befinden. Normalerweise sind diese Phasen „To-do“, „in Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“.

• Dabei werden nicht nur die Aufgaben selbst, sondern zusätzliche Informationen erfasst: Für die Aufgabe verantwortliche Person, Fälligkeit, wie Priorität oder Aufgabentyp, Aufgabendetails, Kontext, ggf. relevante Dateien

Im Team werden auf einem Board die Aufgaben einvernehmlich verteilt und idealerweise kurz täglich der Stand besprochen.

Alltag – die eigenen Aufgaben

Aufgaben entstehen und werden entweder sofort erledigt, weil sie dringend und wichtig sind -vergleichen Sie hier bitte einmal mit dem Eisenhower-Modell – oder auf die ToDo-Liste gesetzt.

Was das Modell aussagen soll, ist, dass an und für sich jede Aufgabe, jeder Vorgang, jeder Arbeitsplatz auf Verbesserungsmöglichkeiten überprüft wird und das eine dauerhaft durchlaufende Aufgabe ist.

Einsatz in der Praxis

Das Kanban-Board ist ein enorm übersichtliches Aufgabenblatt. Als Board kann ein Whiteboard genutzt werden oder auch 3 A4-Kartons, die miteinander verbunden werden und morgens bei Arbeitsbeginn aufgeklappt wird.

Für die Arbeit im Coaching oder in der Mediation ist ein Board als Lösung zur Struktur und Ordnung manchmal eine ideale Hilfe.

Gisela Krämer, www.pfeos.de